2　総務課長は、文書事務を適正かつ円滑に行うため、本庁及び出先機関の文書の取扱状況を随時調査し、必要に応じて課及び所の長に対し、指導を行うことができる。

2　課・所長は、常に当該課・所における文書の取扱状況を把握して、文書の進行管理に留意し、その所掌する事務が適正かつ円滑に処理されるよう努めなければならない。

2　文書主任は、課・所長が所属職員のうちから指定する。

3　文書事務担当者は、課・所長が所属職員のうちから指定する。

4　文書主任は、当該課・所における次の各号に掲げる事務を行うものとする。

5　文書事務担当者は、当該課・所における文書の収受、配付及び発送に関する事務を行うほか、文書主任の事務を補助するものとする。

2　出先機関に到着した文書は、当所において受領するものとする。

3　本庁又は出先機関に正規の勤務時間外に到着した文書は、当直者が受領する。

4　郵便料金の未納又は不足の文書は、総務課長又は出先機関の長が公務に関するものであると認めるものに限り、未納又は不足の郵便料金を支払って受領することができる。

5　前各項(第1項ただし書を除く。)の規定により受領した文書のうち次に掲げるものについては、総務課又は出先機関において、特別扱い文書簿(様式第1号)に所要事項を記入するものとする。

2　2以上の課の所掌する事務に係る文書は、総務課長が必要に応じて文書主務課長と協議の上、そのいずれかに配付するものとする。

2　前項の規定により配付を受けた文書のうち、特に必要と認められる文書は、課・所長又は文書主任の閲覧に供し、その取扱い、処理等について必要な指示を受けるものとする。

2　条例、規則、告示及び訓令については、総務課が令達簿(様式第6号)を備えて、毎年1月1日から12月31日までの令達番号を定め、公布又は発令の年月日、件名等所要事項を記入しなければならない。

2　前項の規定により職名を用いる場合において、職名のほかに当該職にある者の氏名を記載する必要があると認められるものにあっては、その氏名を併せて用いるものとする。

3　前2項の規定による施行者名のほか、施行文案には、受信者の便宜に資するため、必要に応じて課の名称及び電話番号等を記載するものとする。

2　起案文書が他の課の事務に関係を有するときは、当該課に合議しなければならない。ただし、他の課と事前に意見を調整した上で起案した場合は、合議を省略することができる。

2　前項の起案文書には、その上部に「重要即決」又は「特別理由」と表示した票を貼り、これに文書主務課長が認印を押さなければならない。ただし、文書主務課長が自ら携帯する場合は、この限りでない。

2　文書主任は、前項に規定する審査に当たっては、第12条から第17条までの規定に適合するよう、起案文書の修正又は主務者に対する必要な指示をすることができる。

2　起案文書の回議を受けた職員は、当該起案文書を修正したときは、修正箇所に認印を押し、又はサインをするものとする。

3　起案文書の合議を受けた課長は、当該起案文書に異議を認めたときは、当該起案文書に係る事務を所掌する課長と協議するものとする。この場合において、協議が整わないときは、当該起案文書にその旨を表示し、意見を付するものとする。

4　主務者は、起案文書に重要な修正が行われる等その内容に著しい変更があったとき又は決裁責任者の決裁を得ずに廃案となったときは、回議又は合議をした課に対して、その旨を通知し、又は再度回議若しくは合議をしなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げるものは、公印の押印を省略することができる。

2　前項の規定により総務課が発送する施行文書は、文書主務課において封筒に入れ、又は包装して、宛先を明記し、書留、速達、親展その他特別な取扱いを要するものにあっては、その旨を表示し、当該施行文書に係る決裁文書を添えて総務課に発送を依頼するものとする。

3　総務課又は文書主務課は、施行文書を発送したときは、決裁文書に発送の年月日を記入しなければならない。

4　使送による発送は、文書主務課の職員又は施行文書を宛先に確実に送付すると認められる者に依頼することにより行うものとする。

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

2　地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条第1項の規定により収入役として在職するものとされた者については、次に掲げる規定は、なおその効力を有する。

この訓令は、平成20年7月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行し、平成28年4月1日から適用する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この規程は、令和5年5月1日から施行する。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。