(趣旨)

第1条　この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第66条第1項に規定する安全確保の措置の一つとして、法、嬬恋村個人情報保護法施行条例(令和4年嬬恋村条例第28号)、嬬恋村個人情報保護法施行細則(令和5年嬬恋村規則第4号)その他別に定めがあるもののほか、個人情報が記録された文書を嬬恋村文書事務取扱規程(平成12年嬬恋村訓令第1号。以下「文書規程」という。)に基づき受領、配付及び発送する際の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(対象外の文書)

第3条　個人情報文書のうち、次の各号に掲げる個人情報のみが記録されたものは、この規程の対象としない。

(個人情報文書の重要度)

第4条　受領又は発送する個人情報文書は、当該文書の重要度の区分に応じて適切に取り扱うものとする。

(発送元への事前確認)

第5条　文書事務担当者は、他の団体から前条第2項各号に定める最重要又は重要である個人情報文書(以下「重要個人文書等」という。)を受領することを事前に把握しているときは、発送元となる他の団体の職員等(以下「発送元担当者」という。)にその内容、形態、発送日及び発送方法を確認するものとする。

(体制の整備)

第6条　文書主務課長は、前条の規定により発送日を確認し、その受領予定日(当該文書の発送元の他の団体の所在地に応じ、当該文書が発送された日からの数日間をいう。)が明らかになったときは、受領予定日に文書事務担当者が不在の場合でも代理の職員が受領又は配付を受けた文書の内容等を確認できるよう必要な体制を整えなければならない。

(その他の個人情報文書の受領)

第7条　文書主務課長は、第4条第2項各号に定める重要度の区分(以下「重要度区分」という。)に該当しない個人情報文書を受領する予定がある場合において、当該文書に記録された個人情報の内容等により必要と判断するときは、前2条の規定に準じて処理するものとする。

(受領又は配付に係る取扱い)

第8条　文書事務担当者は、個人情報文書を受領したとき又は配付を受けたときは、速やかに当該文書に記録された個人情報の漏えい、滅失又は毀損(以下「個人情報の漏えい等」という。)の有無を確認し、それらのおそれがあるときは、直ちに発送元担当者に連絡するものとする。

(発送方法の選択)

第9条　他の団体に対する個人情報文書の発送は、重要度区分に従い、次の各号に定める方法により行うものとする。

(発送先への事前連絡及び到達確認)

第10条　文書事務担当者は、他の団体に対し重要個人情報文書等の発送を郵送により行うときは、次の各号に掲げるところにより、発送先の団体の職員等(以下この条において「発送先担当者」という。)に対して発送後速やかに当該文書の内容、形態、発送日及び発送方法を連絡するものとする。

(その他の個人情報文書の発送)

第11条　文書主務課長は、重要度区分に該当しない個人情報文書を発送する場合において、当該文書に記録された個人情報の内容等により必要と判断するときは、前2条の規定に準じて処理するものとする。この場合において、特定記録、簡易書留、一般書留又は配達証明(以下「特殊取扱」という。)による郵送により発送する場合は、次に掲げる証明書又は確認が必要な情報の区分に従い、当該各号に掲げる特殊取扱とするものとする。

(総合行政ネットワーク電子文書交換システムの利用)

第12条　第9条及び前条の規定にかかわらず、発送する個人情報文書が電磁的記録のみで構成され、かつ、総合行政ネットワーク電子文書交換システム(地方公共団体の組織内ネットワークを相互に接続し、高度情報流通を可能とする通信ネットワークシステムをいう。)で送信するための必要な要件を満たすときは、当該システムにより送信することができる。

(発送時の取扱い)

第13条　文書事務担当者は、個人情報文書を使送又は郵送により発送する際は、当該文書に記録された個人情報の漏えい等の防止のため、次の各号に掲げる必要な措置を講じなければならない。

(事故発生時の対応)

第14条　文書主務課長及び総務課長(役場庁舎での事故発生の場合に限る。)は、個人情報文書の受領、配付及び発送に際して、個人情報の漏えい等の可能性のある事実の発生を確認したときは、当該文書の回収又は個人情報の漏えいの拡大を防止するために必要な措置をとるとともに、当該個人情報により識別される特定の個人への連絡及び状況の住民等への周知のほか、再発防止措置をとるものとする。