○嬬恋村個人情報文書事務取扱規程

平成21年10月26日

訓令第4号

(趣旨)

第1条 この規程は、嬬恋村個人情報保護条例(平成17年嬬恋村条例第9号。以下「条例」という。)第10条に規定する安全確保の措置の一つとして、条例、規則その他別に定めがあるもののほか、個人情報が記録された文書を嬬恋村文書事務取扱規程(平成12年嬬恋村訓令第1号。以下「文書規程」という。)に基づき受領、配付及び発送する際の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 個人情報 条例第2条第1号に定める個人情報をいう。

(2) 文書 文書規程第2条第4号に定める文書をいう。

(3) 個人情報文書 個人情報が記録された文書をいう。

(4) 他の団体 国、他の地方公共団体又は民間の事業者をいう。

(5) 文書事務担当者 文書規程第6条第5項に規定する文書事務担当者をいう。

(6) 文書主務課長 文書を所掌する文書規程第2条第5号に定める主務課の課長をいう。

(7) 課 文書規程第2条第3号に定める課をいう。

(8) 受領 文書規程第7条の規定による文書の受領をいう。

(9) 配付 文書規程第8条に規定する総務課において受領した文書の課への配付をいう。

(10) 施行文書 文書規程第26条に定める施行文書をいう。

(11) 発送 文書規程第29条第1項に規定する施行文書の発送をいう。

(対象外の文書)

第3条 個人情報文書のうち、次の各号に掲げる個人情報のみが記録されたものは、この規程の対象としない。

(1) 出版、報道等により公にされているもの

(2) 広く一般や関係団体等に配付される冊子、パンフレット、チラシ等に当該冊子等の配布に係る事務事業の実施に必要な情報として記載されているもの

(3) 事務事業に係る事務処理上の連絡先として利用する目的で記載されているもの

(4) 前3号に掲げるもののほか、これらに類するものとして文書主務課長が認めたもの

2 発送する個人情報文書のうち、次の各号に掲げるものは、この規程の対象としない。

(1) 名宛人のみの個人情報が記録された個人情報文書を当該名宛人に送付するもの

(2) 名宛人と同居の親族又は別居の被扶養親族の個人情報が記録された個人情報文書を当該名宛人に送付するもの

(3) 前2号に掲げるもののほか、これらに類するものとして文書主務課長が認めたもの

(個人情報文書の重要度)

第4条 受領又は発送する個人情報文書は、当該文書の重要度の区分に応じて適切に取り扱うものとする。

2 前項に規定する重要度の区分は、当該文書に記録されている個人情報により識別される特定の個人の数に応じ、次の各号に定めるとおりとする。

(1) 最重要 おおむね1,000人以上であるもの

(2) 重要 おおむね100人以上であるもの

(発送元への事前確認)

第5条 文書事務担当者は、他の団体から前条第2項各号に定める最重要又は重要である個人情報文書(以下「重要個人文書等」という。)を受領することを事前に把握しているときは、発送元となる他の団体の職員等(以下「発送元担当者」という。)にその内容、形態、発送日及び発送方法を確認するものとする。

2 文書事務担当者は、他の団体に重要個人情報文書等の提出を依頼するときは、提出を依頼する施行文書において発送方法及び提出期限を指定するとともに、発送元担当者にその発送日を確認するものとする。

(体制の整備)

第6条 文書主務課長は、前条の規定により発送日を確認し、その受領予定日(当該文書の発送元の他の団体の所在地に応じ、当該文書が発送された日からの数日間をいう。)が明らかになったときは、受領予定日に文書事務担当者が不在の場合でも代理の職員が受領又は配付を受けた文書の内容等を確認できるよう必要な体制を整えなければならない。

(その他の個人情報文書の受領)

第7条 文書主務課長は、第4条第2項各号に定める重要度の区分(以下「重要度区分」という。)に該当しない個人情報文書を受領する予定がある場合において、当該文書に記録された個人情報の内容等により必要と判断するときは、前2条の規定に準じて処理するものとする。

(受領又は配付に係る取扱い)

第8条 文書事務担当者は、個人情報文書を受領したとき又は配付を受けたときは、速やかに当該文書に記録された個人情報の漏えい、滅失又は毀損(以下「個人情報の漏えい等」という。)の有無を確認し、それらのおそれがあるときは、直ちに発送元担当者に連絡するものとする。

2 文書事務担当者は、個人情報文書の受領予定日が明らかである場合であって、当該受領予定日に当該文書を受領しなかったとき又は配付を受けなかったときは、直ちに発送元担当者に連絡するものとする。

3 課において、前2項の規定により発送元担当者に連絡した場合は、総務課に個人情報文書の発送元の他の団体の名称、当該文書の内容、当該文書を受領した日、当該文書の受領予定日その他の当該文書を特定するために必要な事項を連絡するものとする。

(発送方法の選択)

第9条 他の団体に対する個人情報文書の発送は、重要度区分に従い、次の各号に定める方法により行うものとする。

(1) 最重要 原則として使送によるものとし、使送の際は受領書を徴するものとする。

(2) 重要 前号に定める方法のほか、簡易書留又は一般書留とした郵送によるものとする。この場合において、文書主務課長が配達証明書の必要を認める場合は、一般書留に配達証明を併用するものとする。

(発送先への事前連絡及び到達確認)

第10条 文書事務担当者は、他の団体に対し重要個人情報文書等の発送を郵送により行うときは、次の各号に掲げるところにより、発送先の団体の職員等(以下この条において「発送先担当者」という。)に対して発送後速やかに当該文書の内容、形態、発送日及び発送方法を連絡するものとする。

2 前項の規定による郵送を行った文書事務担当者は、発送した個人情報文書の発送先への到達予定目(発送先の他の団体の所在地に応じ、当該文書を発送した日からの数日間をいう。)に発送先担当者に対して文書が到達したこと及び到達した文書の内容物に不足がないことを確認するものとする。

(その他の個人情報文書の発送)

第11条 文書主務課長は、重要度区分に該当しない個人情報文書を発送する場合において、当該文書に記録された個人情報の内容等により必要と判断するときは、前2条の規定に準じて処理するものとする。この場合において、特定記録、簡易書留、一般書留又は配達証明(以下「特殊取扱」という。)による郵送により発送する場合は、次に掲げる証明書又は確認が必要な情報の区分に従い、当該各号に掲げる特殊取扱とするものとする。

(1) 引受けの証明書又は受領証が必要なもの 特定記録

(2) 引受けの証明書又は受領証及び配達の確認が必要なもの 簡易書留

(3) 前号に定めるものに加えて配達の経路の確認が必要なもの 一般書留

(4) 前号に定めるものに加えて配達証明書が必要なもの 一般書留及び配達証明

(総合行政ネットワーク電子文書交換システムの利用)

第12条 第9条及び前条の規定にかかわらず、発送する個人情報文書が電磁的記録のみで構成され、かつ、総合行政ネットワーク電子文書交換システム(地方公共団体の組織内ネットワークを相互に接続し、高度情報流通を可能とする通信ネットワークシステムをいう。)で送信するための必要な要件を満たすときは、当該システムにより送信することができる。

(発送時の取扱い)

第13条 文書事務担当者は、個人情報文書を使送又は郵送により発送する際は、当該文書に記録された個人情報の漏えい等の防止のため、次の各号に掲げる必要な措置を講じなければならない。

(1) 他の文書と合封することなく、単独で発送すること。

(2) 課において総務課に発送を依頼する場合は、個別発送(文書規程第29条第2項に規定による発送の方法をいう。)によること。

(3) 封筒等に記載する宛先には、発送先担当者の所属する部、課等の名称のほかに、発送先担当者名又は係名等を記載すること。

(4) 電磁的記録媒体を含む場合は、必要に応じ暗号化又はパスワードの設定を行うこと。

(5) 電磁的記録媒体を含む場合は、封筒等に当該媒体が存在することが明確に判別できるよう媒体の種類等を明記すること。この場合において、封筒等の内部を緩衝材等により二重に包装するときは、その当該包装の外側にも同様に記載すること。

(6) 封筒等に封入又は梱包する際には、内容物の不足の有無等を複数の者で確認するなど、封入又は梱包漏れの防止のための措置を取ること。

(7) 使送による場合は、運搬中の紛失、盗難その他の事故が生じないよう注意すること。

(8) 使送による場合は、発送先担当者又はその代理の者に直接引き渡すものとする。この場合において、引渡しの際は、内容物に不足がないことを双方で確認すること。

(事故発生時の対応)

第14条 文書主務課長及び総務課長(役場庁舎での事故発生の場合に限る。)は、個人情報文書の受領、配付及び発送に際して、個人情報の漏えい等の可能性のある事実の発生を確認したときは、当該文書の回収又は個人情報の漏えいの拡大を防止するために必要な措置をとるとともに、当該個人情報により識別される特定の個人への連絡及び状況の住民等への周知のほか、再発防止措置をとるものとする。

附 則

この訓令は、平成21年11月1日から施行する。

嬬恋村個人情報文書事務取扱規程

平成21年10月26日 訓令第4号

(平成21年11月1日施行)