○嬬恋村文書整理保存規程

平成12年3月24日

訓令第2号

(趣旨)

第1条 この規程は、本庁及び出先機関で作成した文書の整理及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。

(文書分類基準表の作成)

第2条 課・所長は、文書を適正に整理し、保管し、及び保存するために、総務課長が別に定めるところにより、文書分類基準表(様式第1号)を作成しなければならない。

2 文書分類基準表は、毎会計年度当初に作成し、総務課長に提出しなければならない。

3 課長は、文書が文書分類基準表のとおり適正に管理されているかどうかを常に把握していなければならない。

(整理)

第3条 文書は、未完結文書(供覧、決裁又は施行により文書の処理に係る事務が完結する文書で、それぞれ供覧、決裁又は施行を終えないものをいう。以下同じ。)及び完結文書(供覧、決裁又は施行により文書の処理に係る事務が完結する文書で、それぞれ供覧、決裁又は施行を終えたものをいう。以下同じ。)に区分し、整理するものとする。

2 完結文書は、会計年度ごとに区分し、整理するものとする。ただし、暦年によることが適当なものは、暦年ごとに区分し、整理するものとする。

(編冊等)

第4条 未完結文書は、主務者ごとに編冊しなければならない。

2 完結文書は、次の各号に掲げるところにより編冊しなければならない。

(1) 編冊は、会計年度又は暦年ごとに、文書分類基準表に定める分類基準に基づいて行うこと。

(2) 前号の規定にかかわらず、同一の会計年度又は暦年に属する完結文書の量が少量で編冊し難いとき、完結文書に係る事務が数年次にわたるとき等2以上の会計年度又は暦年にわたって編冊する必要のあるときは、2以上の会計年度又は暦年にわたって編冊することができる。この場合において、簿冊の帰属する会計年度又は暦年は、当該簿冊中に編冊する完結文書のうち最も新しいものの属する会計年度又は暦年とする。

(3) 前2号の場合において、完結文書が帰属する会計年度又は暦年は、当該完結文書の完結年月日によること。ただし、完結年月日が4月1日から5月31日までの間における前会計年度の出納経理に係る完結文書にあっては、前会計年度は帰属する。

(4) 簿冊は、A4判で、背表紙及び表紙(様式第2号)に所要事項を表示する。この場合において、完結文書の一部又は全部の大きさがA4判を超えるものでこの基準により難いときは、当該文書に合わせた大きさに編冊する。

(5) 簿冊には文書件名目次(様式第3号)を付し、完結文書の件名を表示する。ただし、第7条第2項の規定により定める保存期間が5年以下の完結文書については、これを省略することができる。

(6) 完結文書の様式、態様等により前2号の規定により編冊することが適当でないものにあっては、主務課長は、当該完結文書に適する編冊方法につき案を示して総務課長に協議すること。

3 前項の規定にかかわらず、保存期間が1年の完結文書は、他の方法でも編冊することができる。

(保管及び保存)

第5条 前条第2項の規定により編冊した完結文書の簿冊で、現会計年度及び前会計年度又は現年及び前年に帰属するもの並びに同条第1項又は第3項の規定により編冊した未完結文書又は完結文書は、主務課において、ロッカー等に収納し、又は配架することにより保管し、又は保存するものとする。

2 前条第2項の規定により編冊した完結文書の簿冊は、前項の規定により主務課において保管し、又は保存するものを除き、本庁にあっては総務課所管の書庫において、出先機関にあっては課・所長(以下「所長等」という。)が指定する書庫等において保存するものとする。

3 前項の規定にかかわらず、主務課において常時使用する必要のある簿冊は、主務課において引き続き保存することができる。この場合において、主務課長は、総務課長と協議するものとする。

(保存文書目録)

第6条 主務課長は、第4条第2項の規定により編冊した完結文書の簿冊のうち、会計年度を基準に編冊したものにあっては前会計年度以前の会計年度に属するものについて、暦年ごとに編冊したものにあっては前年以前の暦年に属するものについて、保存文書目録(様式第4号)を毎会計年度作成し、整備しておかなければならない。

2 前項の規定により作成し、整備した保存文書目録は、毎会計年度総務課長に提出しなければならない。

(保存期間)

第7条 完結文書の保存期間は、永年、10年、5年、3年又は1年とする。

2 前項に規定する保存期間は、主務課長が、別表に掲げる基準により文書分類基準表のファイル基準ごとに定めるものとする。

(保存期間の起算方法)

第8条 完結文書の保存期間は、第4条第2項の規定により編冊したものにあっては当該簿冊の帰属する会計年度又は暦年の、同条第3項の規定により編冊したものにあっては当該完結文書の帰属する会計年度又は暦年の翌会計年度若しくは翌年の6月1日から起算する。

(引継ぎ)

第9条 書庫における完結文書の保存は、総務課長が主務課長から簿冊の引継ぎを受けて行うものとする。

2 前項に規定する引継ぎは、主務課長が保存文書目録に引継ぎに関する所定の事項を記入し、当該保存文書目録を簿冊に添えて、総務課長に引継ぎを受ける簿冊の編冊状況、保存文書目録、数等について審査し、かつ、確認してもらうものとする。

(移替え)

第10条 第5条第2項に規定する書庫等における完結文書の保存は、主務課長が、保存文書目録に書庫等への移替えに関する所定の事項を記入して、簿冊を書庫等に移し替えることにより行うものとする。

(書庫等における保存管理)

第11条 総務課長は、第9条第2項の規定により引継ぎを受けた簿冊を書庫内で保存期間別、課別及び年度別に配架して保存管理するものとする。

2 総務課長又は所長等は、書庫等での保存管理する簿冊について保存文書目録を整備しておかなければならない。

(書庫等保存文書の利用)

第12条 書庫等で保存する完結文書(以下「書庫等保存文書」という。)は、閲覧等の利用をすることができる。

2 総務課長又は所長等は、書庫等に閲覧場所を設け、総務課又は主務所に保存文書借覧・閲覧簿(様式第5号)を備えておかなければならない。

(職員の利用)

第13条 書庫等保存文書を利用しようとする職員は、保存文書借覧・閲覧簿に必要事項を記入しなければならない。この場合において、総務課長又は所長等は、当該利用が不適当であると認めるときは、これを拒むことができる。

2 書庫等保存文書の利用は、次の各号に掲げるところにより行わなければならない。

(1) 簿冊単位で行うこと。

(2) 書庫等保存文書は、簿冊から抜き取り、取り替え、又は訂正してはならないこと。

(3) 閲覧は、所定の場所で行うこと。

(4) 借覧した書庫等保存文書は、課外に持ち出し、又は転貸してはならないこと。ただし、総務課長又は所長等の承認を受けた場合は、この限りでない。

(5) 借覧の期間は、1週間以内とすること。ただし、総務課長が借覧期間の延長を承認した場合は、この限りでない。

(職員以外の者の保存文書の閲覧)

第14条 主務課長は、条例適用外保存文書(保存文書(書庫等及び主務課で保存する完結文書をいう。以下同じ。)のうち、嬬恋村公文書公開条例(平成9年嬬恋村条例第2号)第6条の適用を受けないものをいう。以下同じ。)の閲覧について職員以外の者から申出があった場合において、これに応ずることが必要であると認めるときは、職員以外の者に条例適用外保存文書を閲覧させることができる。

2 前項の場合において、条例適用外保存文書が書庫等保存文書であるときは、職員以外の者は、前条第1項の規定により借覧の手続を採った上、同条第2項各号(第3号を除く。)に掲げる事項を遵守しなければならない。

(文書の廃棄)

第15条 保存文書で保存期間が満了したものは、廃棄するものとする。

2 前項に規定する廃棄は、総務課長又は所長等が決定するものとする。この場合において、主務課長は、当該保存文書(保存期間が1年の公文書を除く。)に係る保存文書目録に、廃棄に係る所要事項を記入して、保存管理場所(書庫等及び課をいう。)別に区分の上、当該保存文書目録を総務課長に提出しなければならない。

3 前項の規定により廃棄を決定した保存文書は、総務課長又は所長等が適当と認める方法で廃棄するものとする。

(保存期間満了前の廃棄)

第16条 主務課長は、保存期間が満了する前の保存文書で当該保存期間の2分の1(保存期間が永年の保存文書は10年)を経過したものについて、廃棄を適当と認めるものがあるときは、これを廃棄することができる。

2 前条第2項後段及び第3項の規定は、前項の規定による廃棄について準用する。

(随時廃棄)

第17条 主務課長は、保存する必要のない完結文書については随時廃棄することができる。

2 前項の規定による廃棄は、主務課長が適当と認める方法で行うものとする。

(保存期間の延長)

第18条 主務課長は、第15条の規定にかかわらず、保存期間が満了した保存文書で引き続いて保存の必要があるものについて、保存期間を1年単位として必要と認める期間延長することができる。

2 主務課長は、前項の規定により保存文書の保存期間を延長しようとするときは、その延長の理由を示して総務課長に協議するものとする。この場合においては、延長しようとする期間を記入した保存文書目録を総務課長に提出するとともに、当該保存文書の表紙に、延長に係る所要事項を記載しておくものとする。

附 則

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第1号)

1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

2 地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条第1項の規定により収入役として在職するものとされた者については、次に掲げる規定は、なおその効力を有する。

(1)及び(2) 

(3) 第4条の規定による改正前の嬬恋村文書整理保存規程別表(第7条関係)の規定

附 則(平成21年訓令第1号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年訓令第2号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

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嬬恋村文書整理保存規程

平成12年3月24日 訓令第2号

(平成22年4月1日施行)