○嬬恋村文書事務取扱規程

平成12年3月24日

訓令第1号

目次

第1章 総則(第1条―第6条)

第2章 文書の受領、配付及び収受(第7条―第11条)

第3章 文書の作成(第12条―第17条)

第4章 文書の回議、決裁及び供覧(第18条―第25条)

第5章 文書の施行等(第26条―第29条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、法令その他別に定めがあるもののほか、文書の収受、処理その他文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(2) 出先機関 行政組織規則第4条に規定する出先機関をいう。

(3) 課 行政組織規則第6条別表第1に規定する課をいう。

(4) 文書 本庁及び出先機関が所掌する事務に関する全ての文書をいう。

(5) 主務課 当該事務を所掌する課をいう。

(文書管理の原則)

第3条 文書は、正確かつ迅速に取り扱うとともに、適切に管理し、事務が円滑かつ適正に行われるように努めなければならない。

(総務課長の職責)

第4条 総務課長は、本庁及び出先機関における文書事務を総括する。

2 総務課長は、文書事務を適正かつ円滑に行うため、本庁及び出先機関の文書の取扱状況を随時調査し、必要に応じて課及び所の長に対し、指導を行うことができる。

(課・所長の職責)

第5条 課・所長は、常に当該課・所における文書事務を統括する。

2 課・所長は、常に当該課・所における文書の取扱状況を把握して、文書の進行管理に留意し、その所掌する事務が適正かつ円滑に処理されるよう努めなければならない。

(文書主任及び文書事務担当者)

第6条 課・所に文書主任を置く。

2 文書主任は、課・所長が所属職員のうちから指定する。

3 文書事務担当者は、課・所長が所属職員のうちから指定する。

4 文書主任は、当該課・所における次の各号に掲げる事務を行うものとする。

(1) 文書の審査に関すること。

(2) 文書の処理の促進及び改善に関すること。

(3) 文書の整理、保管保存及び廃棄に関すること。

(4) 文書分類基準表の作成に関すること。

(5) その他文書の取扱いに関すること。

5 文書事務担当者は、当該課・所における文書の収受、配付及び発送に関する事務を行うほか、文書主任の事務を補助するものとする。

第2章 文書の受領、配付及び収受

(受領)

第7条 本庁に到着した文書は、総務課において受領するものとする。ただし、課に直接到着した文書は、当該課において受領するものとする。

2 出先機関に到着した文書は、当所において受領するものとする。

3 本庁又は出先機関に正規の勤務時間外に到着した文書は、当直者が受領する。

4 郵便料金の未納又は不足の文書は、総務課長又は出先機関の長が公務に関するものであると認めるものに限り、未納又は不足の郵便料金を支払って受領することができる。

5 前各項(第1項ただし書を除く。)の規定により受領した文書のうち次に掲げるものについては、総務課又は出先機関において、特別扱い文書簿(様式第1号)に所要事項を記入するものとする。

(1) 書留、配達証明、内容証明及び特別送達とされた郵便物による文書

(2) 電報による文書

(配付)

第8条 総務課において受領した文書は、総務課が次の各号に掲げるところにより主務課に配付するものとする。

(1) 封書は、開封しない。ただし、村及び村長宛ての封書等開封しなければ文書主務課が判明しないものは、この限りでない。

(2) 前号ただし書の規定により開封した場合において、文書に現金又は有価証券、債券証書その他の権利を証する証書が添えられているときは、特別扱い文書簿に起票する。

(3) 前条第5項又は前号の規定により特別扱い文書簿に起票した文書は、当該特別扱い文書票の所定欄に受領印を徴する。

2 2以上の課の所掌する事務に係る文書は、総務課長が必要に応じて文書主務課長と協議の上、そのいずれかに配付するものとする。

(収受)

第9条 第7条第1項ただし書若しくは第2項の規定により受領し、又は前条の規定により配付を受けた文書は、文書事務担当者が次の各号に掲げるところにより収受しなければならない。

(1) 文書の余白に文書収受印(様式第2号)を押印する。ただし、刊行物、ポスター、あいさつ状等は、文書収受印の押印を省略することができる。

(2) 通達、照会等の文書で当該文書に基づいて通知、回答等を要するものその他文書主任が収受、処理経過等を記入する必要があると認めた文書は、文書処理簿(様式第3号)に記載し、文書収受印の所定欄に番号を記入する。

(返送)

第10条 課において受領し、又は配付を受けた文書のうち、当該課の所管に属さないものは、前条の規定にかかわらず、直ちに総務課に返付するものとする。

(担当係長等への配布及び事前閲覧)

第11条 第9条の規定により収受した文書は、文書事務担当者が当該文書に係る事務を担当する係若しくは係長に配付するものとする。

2 前項の規定により配付を受けた文書のうち、特に必要と認められる文書は、課・所長又は文書主任の閲覧に供し、その取扱い、処理等について必要な指示を受けるものとする。

第3章 文書の作成

(文書の決裁)

第12条 決裁責任者(嬬恋村事務決裁規程(昭和45年嬬恋村規程第3号)第3条及び第4条に規定する決裁責任者をいう。以下同じ。)の決裁は、起案文書(主務者が事務処理の案として作成する文書をいう。以下同じ。)によるものとする。

(起案)

第13条 起案は、回議用紙(様式第4号)を用いて行うものとする。ただし、常例で軽易な事項に係る起案は、簡易回議用紙(様式第5号)を用いて行うことができる。

(書式)

第14条 文書の書式は、左横書きとする。ただし、次の各号に掲げるものは、縦書きとする。

(1) 法令の規定等により縦書きと定められているもの

(2) 賞状、表彰状、感謝状、祝辞及び弔辞の類

(3) その他総務課長が縦書きを必要と認めたもの

(文書作成の原則)

第15条 文書は、常用漢字表、現代仮名遣い及び送り仮名の付け方により、平易かつ簡明な表現を用いて作成しなければならない。

(記号及び番号等)

第16条 施行する文書には、次に掲げるところにより村名、記号及び番号を付さなければならない。

(1) 条例、規則、告示及び訓令については、村名及び次項に規定する令達番号を付すること。

(2) 通知、照会、回答等の文書(書式上文書記号を要しないものを除く。)については、文書記号(別表に掲げる課ごとの文書記号をいう。以下同じ。)を付し、第9条第2号の規定により収受した文書に基づき施行する文書にあっては、当該収受した文書の番号を付すること。

2 条例、規則、告示及び訓令については、総務課が令達簿(様式第6号)を備えて、毎年1月1日から12月31日までの令達番号を定め、公布又は発令の年月日、件名等所要事項を記入しなければならない。

(施行者名等)

第17条 施行文案の施行者名は、当該文書の性質及び内容により、村長、副村長若しくは課長の職名又は村若しくは課の名称を用いるものとする。

2 前項の規定により職名を用いる場合において、職名のほかに当該職にある者の氏名を記載する必要があると認められるものにあっては、その氏名を併せて用いるものとする。

3 前2項の規定による施行者名のほか、施行文案には、受信者の便宜に資するため、必要に応じて課の名称及び電話番号等を記載するものとする。

第4章 文書の回議、決裁及び供覧

(回議及び合議)

第18条 起案文書は、文書主務課の職員の下位の職にある者から上位の職にある者に順次回議するものとする。

2 起案文書が他の課の事務に関係を有するときは、当該課に合議しなければならない。ただし、他の課と事前に意見を調整した上で起案した場合は、合議を省略することができる。

(重要な起案文書等の取扱い)

第19条 重要で即決を要する起案文書又は特別な理由がある起案文書は、文書主務課長又は主務者等が自ら携帯して、その要旨を説明し、回議又は合議をするものとする。

2 前項の起案文書には、その上部に「重要即決」又は「特別理由」と表示した票を貼り、これに文書主務課長が認印を押さなければならない。ただし、文書主務課長が自ら携帯する場合は、この限りでない。

(文書主任の文書審査)

第20条 起案文書は、文書主任の審査を受けるものとする。

2 文書主任は、前項に規定する審査に当たっては、第12条から第17条までの規定に適合するよう、起案文書の修正又は主務者に対する必要な指示をすることができる。

(法規審査)

第21条 次の各号に掲げる起案文書は、別に定めるところにより法規審査を受けなければならない。

(1) 条例及び規則に係るもの

(2) 規程形式の告示及び訓令に係るもの

(3) 法令の解釈及び運用に係るもので重要なもの

(4) 行政事件訴訟、民事訴訟、審査請求に係るもので重要なもの

(回議及び合議の方法)

第22条 起案文書の回議又は合議を受けた職員は、当該起案文書の所定欄に認印を押し、又はサインをするものとする。

2 起案文書の回議を受けた職員は、当該起案文書を修正したときは、修正箇所に認印を押し、又はサインをするものとする。

3 起案文書の合議を受けた課長は、当該起案文書に異議を認めたときは、当該起案文書に係る事務を所掌する課長と協議するものとする。この場合において、協議が整わないときは、当該起案文書にその旨を表示し、意見を付するものとする。

4 主務者は、起案文書に重要な修正が行われる等その内容に著しい変更があったとき又は決裁責任者の決裁を得ずに廃案となったときは、回議又は合議をした課に対して、その旨を通知し、又は再度回議若しくは合議をしなければならない。

(決裁年月日)

第23条 回議又は合議を経た決裁済みの起案文書(以下「決裁文書」という。)は、文書主務課の文書主任が決裁日を当該決裁文書の所定欄に記入するものとする。この場合において、決裁責任者の決裁後合議を必要とするものにあっては、当該合議終了の年月日を決済日とする。

(緊急の措置)

第24条 主務者は、特に緊急を要し、即決しなければならない事務で、第18条から前条までの規定による手続(以下「正規の手続」という。)を採るいとまのないときは、文書主務課長の指揮を受けて当該事務の処理について臨時の措置を採ることができる。この場合においては、当該事務の処置後直ちに正規の手続を採らなければならない。

(供覧)

第25条 第11条の規定により配付を受けた文書又は主務者が起案以外に事務に関して作成した文書で、当該文書に係る事務に関係のある者の閲覧に供すること(以下「供覧」という。)によって完結するものは、供覧用紙(様式第7号)により供覧するものとする。

第5章 文書の施行等

(文書日付)

第26条 決裁文書に基づいて施行する文書(以下「施行文書」という。)の日付は、発送その他の送付行為を行う年月日を用いるものとする。

(文書収受発送簿への記入)

第27条 第9条第2号の規定により収受した文書に基づく施行文書は、当該収受した文書に係る文書収受発送簿に記入しなければならない。

(公印の押印)

第28条 施行文書は、嬬恋村公印規則(昭和52年嬬恋村規則第8号)に規定するところにより公印を押印しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げるものは、公印の押印を省略することができる。

(1) 課相互間で発する施行文書

(2) その他文書主務課長が施行文書の性質、内容等により公印の押印を要しないと認めたもの

(発送)

第29条 施行文書の発送は、郵送又は使送により行うものとし、本庁にあっては総務課が、出先機関にあってはその機関が行うものとする。

2 前項の規定により総務課が発送する施行文書は、文書主務課において封筒に入れ、又は包装して、宛先を明記し、書留、速達、親展その他特別な取扱いを要するものにあっては、その旨を表示し、当該施行文書に係る決裁文書を添えて総務課に発送を依頼するものとする。

3 総務課又は文書主務課は、施行文書を発送したときは、決裁文書に発送の年月日を記入しなければならない。

4 使送による発送は、文書主務課の職員又は施行文書を宛先に確実に送付すると認められる者に依頼することにより行うものとする。

附 則

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

附 則(平成18年訓令第1号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第1号)

1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

2 地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条第1項の規定により収入役として在職するものとされた者については、次に掲げる規定は、なおその効力を有する。

(1) 

(2) 第3条の規定による改正前の嬬恋村文書事務取扱規程第17条の規定

附 則(平成20年訓令第1号)

この訓令は、平成20年7月1日から施行する。

附 則(平成25年訓令第1号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成28年訓令第12号)

この訓令は、公布の日から施行し、平成28年4月1日から適用する。

別表(第16条関係)

課名

文書記号

課名

文書記号

会計課

嬬会

農林振興課

嬬農林

総務課

嬬総

建設課

嬬建

総合政策課

嬬総政

観光商工課

嬬観商

税務課

嬬税

上下水道課

嬬上下

住民福祉課

嬬住福

 

 

(注) 出先機関については、所属する課と同様とする。

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嬬恋村文書事務取扱規程

平成12年3月24日 訓令第1号

(平成28年10月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成12年3月24日 訓令第1号
平成18年3月31日 訓令第1号
平成19年3月12日 訓令第1号
平成20年6月18日 訓令第1号
平成25年3月13日 訓令第1号
平成28年10月1日 訓令第12号